Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni — Tam İK
Son güncelleme: 28.09.2026
1. Bu metin kimin için ve neyi kapsar?
Bu metin, Codron tarafından sunulan Tam İK insan kaynakları hizmetini — iOS / Android mobil uygulaması ("Uygulama") ve https://ik.codron.co web paneli ("Panel") birlikte "Hizmet" — kullanan kişilerin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca açıklar.
Hizmeti iki grup kullanır:
- Şirket yöneticileri: Şirketi Hizmet'e kaydeden ve yöneten kişiler.
- Çalışanlar: Şirketin, Hizmet'te personel kaydını ve hesabını oluşturduğu kişiler.
2. Veri sorumlusu kim?
Tam İK bir işletme yazılımıdır. Rol dağılımı şöyledir:
| Veri | Veri sorumlusu | Codron'un rolü |
|---|---|---|
| Çalışanlara ait tüm personel, puantaj, izin, ücret, bordro, talep ve belge verileri ("Müşteri Verileri") | Çalışanın işvereni olan şirket | Veri işleyen — veriyi yalnız şirketin talimatıyla ve Hizmet'i sunmak için işler |
| Şirket yöneticisinin hesap verileri (kayıt sırasında verilen ad, e-posta, şifre özeti), şirket kaydı ve Hizmet'in güvenliği, faturalandırma (varsa) ve destek yazışmaları | Codron | Veri sorumlusu |
Çalışanlar için önemli: Personel verileriniz hakkındaki taleplerinizi (erişim, düzeltme, silme vb.) öncelikle işvereninize iletmelisiniz; işvereniniz bu verilerin veri sorumlusudur ve saklama sürelerini mevzuata göre o belirler. Codron'a gelen çalışan başvuruları ilgili işverene iletilir ve işverenin talimatı doğrultusunda yardımcı olunur.
Codron iletişim bilgileri (veri sorumlusu sıfatıyla):
- Unvan: CODRON CO – Mehmet Emin İnci (şahıs firması)
- Adres: Kuruköprü Mah. Sefa Özler Cad. Özden İş Merkezi Kat:6 Daire:65, 01250 Seyhan/Adana, Türkiye
- Vergi dairesi: 5 Ocak Vergi Dairesi
- VERBİS: VERBİS kayıt yükümlülüğünden muaf
- E-posta: kvkk@codron.co
3. Hangi kişisel verileri işliyoruz?
Hangi alanların doldurulacağına işveren karar verir; aşağıdakiler Hizmet'in işleyebildiği kategorilerdir.
| Kategori | Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, profil fotoğrafı |
| İletişim | İş ve kişisel e-posta, cep ve şirket telefonu, adres, şehir |
| Özlük / çalışma | Departman, pozisyon, işe giriş ve çıkış tarihi, çalışma saatleri, çalışma durumu, ehliyet sınıfı, fesih nedeni ve çıkış hesabı |
| Mesai / puantaj | Giriş-çıkış saatleri, kanal (uygulama düğmesi / kiosk QR), gecikme gerekçeleri, günlük puantaj durumları ve notlar |
| İzin | İzin talepleri, türü (yıllık, ücretsiz, raporlu, evlilik, vefat, diğer), tarihleri, notları, bakiyeler |
| Finansal | Maaş, yol / yemek ücreti, ikramiye, hak ediş, bordro, cari (avans) hareketleri, IBAN, SGK sicil numarası ve SGK ayarları |
| Acil durum | Acil durumda aranacak kişinin adı ve telefonu |
| Özel nitelikli (sağlık) | Kan grubu; "raporlu" izin / puantaj durumu. Hizmet başka özel nitelikli veri alanı içermez. |
| Bilgi ve belge talepleri | İşverenin talep ettiği bilgilere verdiğiniz cevaplar ve yüklediğiniz belgeler (ör. kimlik fotokopisi, diploma fotoğrafı veya PDF'i) |
| Hesap ve güvenlik | Kullanıcı ID, e-posta / T.C. / telefonla giriş kimliği, şifrenin tek yönlü özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), oturum token'ları, uygulama kurulum kimliği, push bildirim cihaz token'ı, mesai işlemlerinde IP adresi ve tarayıcı / uygulama bilgisi (User-Agent), şirketin tanımladığı IP / cihaz izin listeleri |
| Şirket yöneticisi | Ad, e-posta, şirket unvanı, vergi ve iletişim bilgileri, şirket adresleri, logo |
İşlemediklerimiz: Konum (GPS) verisi toplamayız; uygulama konum izni istemez. Rehberinize, mikrofona, fotoğraf arşivinize doğrudan erişmeyiz. Reklam kimliği kullanmayız, sizi uygulamalar veya web siteleri arasında izlemeyiz, üçüncü taraf analitik veya reklam SDK'sı kullanmayız.
Güvenlik önlemi: T.C. kimlik numarası, telefon numaraları, IBAN, SGK sicil numarası, adres ve acil durum telefonu veritabanında şifreli saklanır. Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir. Mobil uygulamadaki oturum bilgisi cihazın güvenli deposunda (iOS Keychain / Android Keystore) tutulur.
4. Kişisel verileri hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplerle işliyoruz?
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK) |
|---|---|
| Çalışma ilişkisinin yürütülmesi: puantaj, mesai, izin, ücret ve bordro hazırlığı, işten çıkış hesapları | m.5/2(c) iş sözleşmesinin ifası; m.5/2(ç) İş Kanunu, SGK ve vergi mevzuatından doğan hukuki yükümlülük |
| Sağlık verisi (kan grubu, rapor) | m.6/3 — istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanlarındaki hukuki yükümlülükler; bu kapsamda değilse açık rıza (işverence alınır) |
| Bilgi ve belge talepleri (özlük dosyasının tamamlanması) | m.5/2(c), (ç); talep konusuna göre işverenin belirlediği sebep |
| Hesap oluşturma, kimlik doğrulama, oturum yönetimi | m.5/2(c) Hizmet sözleşmesinin ifası |
| Giriş-çıkışın doğrulanması, yetkisiz erişimin ve sahte mesai kaydının önlenmesi (IP / cihaz izin listeleri, oturum kayıtları, hız sınırları) | m.5/2(f) meşru menfaat; m.5/2(ç) bilgi güvenliği yükümlülüğü |
| Bildirimler (e-posta ve push): yeni bilgi talebi, son gün hatırlatması | m.5/2(c) |
| Destek taleplerinin yanıtlanması | m.5/2(c), (f) |
| Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması | m.5/2(e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
Verileriniz reklam, profilleme veya satış amacıyla kullanılmaz.
5. Kişisel veriler kimlere aktarılır?
- İşvereniniz / şirket yetkilileri: Hizmet'te yetki verilen yöneticiler, yetkileri ölçüsünde verilerinizi görür (ör. ücret görünürlüğü şirket ayarlarına bağlıdır).
- Barındırma sağlayıcısı (Hollanda (AB)): Sunucularımız Hostinger tarafından Hollanda (AB)'da barındırılır; verileriniz orada saklanır ve işlenir. Bu yurt dışı aktarım, 6698 sayılı Kanun'da 2024 yılında yapılan değişiklik sonrası KVKK m.9 uyarınca gereken uygun güvencelerle (ör. Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşme) yapılır.
- Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC / Google Ireland): Yalnız push bildirimi göndermek için cihaz token'ı ve bildirim içeriği (başlık: "Yönetiminiz sizden bilgi istiyor", gövde: talep başlığı) işlenir. Veriler ABD dahil yurt dışındaki sunuculara aktarılabilir; aktarım KVKK m.9 kapsamındaki güvencelere (standart sözleşme) dayanır. Push bildirimi almak istemezseniz cihaz ayarlarından bildirim iznini kapatabilirsiniz; Hizmet çalışmaya devam eder.
- E-posta gönderim sağlayıcısı: Bildirim e-postaları Hostinger üzerinden, Hollanda konumundan gönderilir; aynı KVKK m.9 güvenceleri geçerlidir.
- Apple ve Google (uygulama mağazaları): Uygulamayı indirmeniz mağaza sağlayıcısının kendi gizlilik politikasına tabidir; Codron mağazalardan kimliğinizi içeren veri almaz.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Hukuken zorunlu olduğunda.
Codron, kişisel verilerinizi yukarıda sayılanlar dışında bir üçüncü tarafa aktarmaz; Müşteri Verilerini işveren dışında hiçbir üçüncü tarafa satmaz veya kiralamaz.
6. Ne kadar süre saklanır?
| Veri | Süre |
|---|---|
| Müşteri Verileri (çalışan verileri) | İşverenin Hizmet'i kullandığı süre boyunca ve işverenin belirlediği süre. İşveren, özlük ve puantaj kayıtlarını ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerce (ör. İş Kanunu, SGK ve vergi mevzuatı) saklamakla yükümlüdür. İşten ayrılan çalışanın kaydı işveren tarafından silinene veya şirket hesabı silinene kadar saklanır. |
| Şirket hesabı silindiğinde | Şirkete ait tüm veriler, yalnız o şirkete ait kullanıcı hesapları, oturum ve cihaz token'ları ile yüklenen dosyalar canlı sistemden derhâl ve kalıcı olarak silinir. Yedeklerdeki kopyalar, yedek rotasyonu ile en geç 30 gün içinde silinir. |
| Oturum token'ları | Çıkış yapılana veya iptal edilene kadar |
| Push cihaz token'ı | Çıkış yapıldığında veya token geçersiz olduğu bildirildiğinde silinir |
| Mesai oturum kayıtları (IP, User-Agent) | Personel kaydı ile birlikte |
| Sistem / sunucu logları | En fazla 12 ay |
| Codron'un veri sorumlusu olduğu veriler (yönetici hesabı, destek yazışmaları, faturalandırma) | Hesap süresince; abonelik / faturaya ilişkin ticari kayıtlar TTK m.82 ve VUK uyarınca 10 yıl saklanır, diğerleri yasal saklama yükümlülüğü yoksa daha kısa sürede silinir |
Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Hesap ve veri silme
- Şirket yöneticileri: Uygulamada Daha fazla → Şirket bilgileri → Şirketi sil yolundan, şifrenizi ve şirket adını girerek şirket hesabını ve tüm verilerini kalıcı olarak silebilirsiniz. Bu işlem geri alınamaz. Ayrıntılar: Hesap Silme.
- Çalışanlar: Hesabınızı işvereniniz oluşturur ve yönetir. Hesabınızın kapatılmasını veya verilerinizin silinmesini işvereninizden talep edin. Dilerseniz talebinizi kvkk@codron.co adresine veya destek sayfasındaki kanaldan da iletebilirsiniz; Codron talebinizi işvereninize iletir ve onun talimatıyla işlem yapar. İşvereninizin yasal saklama yükümlülüğü olan veriler bu süre dolmadan silinmeyebilir.
8. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız
Herkes veri sorumlusuna başvurarak:
- kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (d) ve (e) kapsamındaki işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
Başvuru yolu: Çalışan verileri için işvereninize; Codron'un veri sorumlusu olduğu veriler için Codron'a — sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@codron.co adresine yazarak. Başvurular Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır (işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarife uygulanabilir). Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
Ayrıca bkz. KVKK Aydınlatma Metni.
9. Çocuklar
Hizmet işletmelere yöneliktir ve çocuklara yönelik değildir. Çalışan hesaplarını işveren açar; çalışma mevzuatına uygunluk işverenin sorumluluğundadır.
10. Uygulama izinleri
| İzin | Neden |
|---|---|
| Kamera | İşyerindeki kiosk ekranındaki QR kodu okutarak giriş-çıkış yapmak ve işverenin talep ettiği belgeyi fotoğraflamak. Yalnız siz düğmeye bastığınızda açılır. |
| Dosyalar | Talep edilen belgeyi cihazınızdan seçip yüklemek. |
| Bildirimler | Yeni bilgi talebi ve son gün hatırlatmaları. |
İzinleri istediğiniz zaman cihaz ayarlarından geri alabilirsiniz.
11. Çerezler (web paneli)
Panel yalnız oturumu sürdürmek ve güvenlik (CSRF) için zorunlu çerezler kullanır. Analitik veya reklam çerezi kullanılmaz. Ayrıntılar: Çerez Politikası.
12. Değişiklikler
Bu metni güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri Hizmet içinde veya e-postayla duyururuz. Güncel metin her zaman https://ik.codron.co/gizlilik adresindedir.